Articolul de mai jos este o tehnica intuitiva de time management. Odata ce o folosesti ai senzatia ca intotdeauna lucrezi din placere si numai la ceea ce-ti doresti, devii mai putin delasator si mult mai productiv. Suna bine, nu?
Ei bine SuperFocus nu este tehnica perfecta pentru toata lumea, unii o vor aplica cu succes pe cand altii se vor lasa dupa prima ora.
Ce conteaza este ca tehnica functioneaza si se potriveste cu multe tipuri de personalitate. Are partea de organizare si partea de intuitie iar rezultatele se vad inca din prima zi.
Acest articol este o traducere in romana a acestei tehnici create de Mark Forster. Traducerea a fost aprobata de autor.
Personal am abordato cu foarte mare succes, a reusit sa ma aduca pe linia de plutire cand aveam un volum imens de sarcini pe care nu vroiam sa le fac.
Traducerea
SuperFocus este o metoda foarte simpla dar eficienta de a-ti procesa sarcinile.
Rezumat
Ce pui in lista
Scrii tot ce ai de facut intr-o lista lunga de sarcini, intr-un caiet de notite.
Pe masura ce iti vin in minte mai multe sarcini le adaugi pur si simplu la sfarsitul listei.
Rezultatul va fi o lista continua pe mai multe pagini.
Cum prelucrezi lista
Te uiti pe prima pagina.
Lucrezi la sarcini cat timp iti doresti.
Apoi treci la urmatoarea pagina si faci la fel.
Odata ce ai ajuns la sfarsitul listei, te intorci la inceputul ei si pornesti din nou de la prima pagina.
Pe fiecare pagina exista o a doua coloana in care adaugi sarcini suplimentare, dupa cum urmeaza:
- cat timp lucrezi la pagina respectiva, orice sarcina urgenta trece in coloana a doua
- daca lucrezi la o sarcina si nu reusesti sa o termini, reintroduci sarcina pe pagina urmatoare in coloana a doua
O regula importanta este sa nu parasesti o pagina pana cand nu rezolvi toate sarcinile din a doua coloana.
Acest rezumat iti ofera doar o descriere generala, asa ca este important sa citesti toate regulile de mai jos si in special sa fii sigur ca ai inteles regulile despre revocarea sarcinilor.
Reguli complete
SuperFocus este un sistem avansat si in acelasi timp simplu de a-ti organiza timpul, scopul lui este sa ofere un echilibru cat mai bun intre sarcinile usoare si cele grele, intre cele urgente si cele lejere. De asemenea se asigura ca vei termina ceea ce ai inceput deja.
Sistemul foloseste un caiet de notite cu doua coloane per pagina. Daca nu iti incap doua coloane pe pagina, poti folosi pagina alaturata.
Cele doua coloane functioneaza diferit:
Coloana 1:
Toate sarcinile sunt introduse initial in coloana stanga (coloana 1) (doar daca nu sunt urgente).
Lista din coloana 1 merge in continuare de la o pagina la alta.
Coloana 2:
Este dedicata exclusiv sarcinilor urgente sau neterminate.
Cum implementezi sistemul
Ce pui in lista (detaliat)
Deschide-ti carnetul de notite.
Lasa spatiu pentru o a doua coloana si scrie o lista cu tot ce ai de facut in stanga paginii, cate o sarcina pe linie.
Continua pe urmatoarele pagini daca e necesar, utilizand doar partea stanga a paginii.
Adauga sarcini pe masura ce acestea iti apar in minte.
Cum prelucrezi pagina (detaliat)
Incepe cu prima pagina.
Parcurge-o gandindu-te la fiecare sarcina in parte pana cand pe una dintre ele o simti pregatita de realizare (iti sare in fata).
Lucreaza la ea atat cat vrei tu.
Cand ai terminat de lucrat la ea, fa unul din urmatoarele lucruri:
a) Daca sarcina e terminata, sterge-o trasand o linie peste ea. Daca e o sarcina care se repeta, reintrodu-o pe ultima pagina pe coloana 1.
b) Daca sarcina nu e terminata, sterge-o de pe pagina curenta si reintrodu-o in coloana 2 pe urmatoarea pagina. Daca incerci sa o stergi de pe ultima pagina, intoarce-te la inceputul listei si reintrodu sarcina in coloana 2 pe prima pagina activa. Daca nu mai ai spatiu in coloana 2, reintrodu-o pe prima pagina unde ai loc.
Introdu sarcinile urgente in coloana a doua a paginii la care lucrezi. Daca nu mai ai loc sa scrii in coloana a doua, reintrodu-o pe pagina urmatoare in care ai loc.
Continua sa lucrezi la fel pe pagina 1 pana cand toate sarcinile din coloana 2 sunt indeplinite, si nici o alta sarcina din coloana 1 nu pare a fi gata de indeplinit. Toate sarcinile din coloana 2 trebuie indeplinite inainte de a trece la urmatoarea pagina.
Continua sa lucrezi la sarcinile din coloana 2 pagina 1 pana cand toate sunt indeplinite si alte sarcini din coloana 1 nu sunt inca gata sa fie indeplinite. Ca si clarificare: nu trebuie sa lucrezi la toate sarcinile din coloana 1, in schimb trebuie sa lucrezi la toate sarcinile din coloana 2.
Treci la pagina urmatoare si continua sa procedezi in acelasi fel.
Odata ce ai ajuns la sfarsitul listei, intoarce-te din nou la inceput.
Cand nu au mai ramas sarcini active pe pagina, pagina a fost incheiata si nu mai este activa. Aceasta regula nu se aplica si pentru ultima pagina. De remarcat faptul ca a doua coloana nu trebuie sa fie plina.
Revocarea sarcinilor
Revocarea sarcinilor este un proces important pentru a elimina sarcinile care nu ne duc nicaieri.
Sunt doua ocazii cand sarcinile pot fi revocate:
a) Daca nici o sarcina nu este rezolvata in timpul unei revizii a paginii, toate sarcinile ramase in coloana 1 sunt revocate. Aceasta regula nu se aplica pentru ultima pagina a listei.
b) Cand te intorci la o pagina care este plina(ex. ambele coloane 1 si 2 sunt pline), toate sarcinile de pe coloana 1 trebuie sa fie ori indeplinite ori revocate.
Revocarea se aplica doar sarcinilor din coloana 1. Sarcinile din coloana 2 trebuie intotdeauna sa fie indeplinite.
Revocarea sarcinilor este punctul final in care sistemul scapa de toate elementele pe care sistemul le-a filtrat si le-a gasit de dorit. Acest lucru se poate intampla foarte rapid (de ex. daca ai introdus o lista lunga cu carti pe care te gandesti sa le citesti), dar in mod normal procesul este lent.
Aceste sarcini nu mai sunt active, dar fac subiectul unei revizii. Este o idee buna sa introduci o sarcini numita “Revizuirea sarcinilor revocate” asupra listei. La revizuire ar trebui sa iei in considerare cu grija de ce au fost revocate, daca este intr-adevar necesar sa fie indeplinite, daca e momentul sa fie indeplinite, daca nu cumva te distrag de la obiectivele principale sau orice alti factori. Cand reintroduci o sarcina revocata, de obicei e o idee buna sa o imparti in mai multe sau sa o reformulezi intr-un fel sau altul.
Evidentierea elementelor revocate (cu markerul) te ajuta sa le revizuiesti mai usor.
Aminteste-ti ca regulile de revocare a sarcinilor nu se aplica pe pagina pe care inca scrii sarcini (ultima pagina).
Semne si simboluri
a. Cand o sarcina a fost indeplinita, se taie cu o linie orizontala
b. Cand o sarcina e revocata e evidentiata cu markerul.
c. Cand o sarcina revocata este revizuita si e ori reintrodusa ori ignorata, aceasta este taiata cu o linie orizontala si nu mai face subiectul unei revizii viitoare.
d. O pagina care nu mai are sarcini active ramase este marcata cu o cruce in coltul exterior al paginii.
e. Cand nu mai exista sarcini active pe paginile anterioare, crucea este incercuita.
f. Cand nu mai sunt sarcini revocate de revizuit pe paginile anterioare, cercul este ingrosat/evidentiat.
