Vreau să fiu mai organizat dar urăsc să fac liste și să mă forțez să lucrez pe ele!
Dacă îți faci sisteme pentru rezolvarea sarcinilor și după un timp te lași de ele
Dacă ești dezorganizat și nu reușești să-ți menții o ordine în viață
Și doar dacă vrei să schimbi toate acestea
Citește în continuare și vei afla metoda care m-a ajutat să îmi termin 100 de sarcini într-o singură zi și să mai am timp să citesc o carte
Mark Forster este autorul cărții care mi-a deschis ochii în managementul timpului. Do It Tomorrow este modul uman de a te organiza și a-ți crește productivitatea.
Pe blogul lui personal scrie despre sisteme de time management pe care le inventează și rezultatele pe care le are aplicându-le.
Unul din sistemele acestea este Autofocus, un sistem intuitiv de management al timpului.
Experiența mea personală cu el se rezuma la un singur cuvânt: funcționează!
Sistemul îmi crește productivitatea datorită modului de a-mi alege sarcinile (nu mai procrastinez pentru că fac întotdeauna sarcina pe care simt că trebuie s-o fac).
Mai jos aveți traducerea în română a sistemului Autofocus.
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
Sistemul Autofocus de Time Management
Cele de mai jos se bazeaza doar pe experienta mea in a lucra cu sistemul cateva saptamani, dar ce am descoperit este ca:
Am o crestere mare a volumului de munca. Am descoperit ca pot sa-mi procesez sarcinile mult mai repede. Asta pare sa fie datorat faptului ca este foarte putina frictiune in calea rezistentei sau a procrastinarii.
Lipseste stresul. Desi, evident, tot trebuie sa fie cineva care sa faca treaba, nu sunt bariere mari de rezistenta ce trebuiesc depasite si nici sentimente care te sugruma. De fapt, cam toata munca mea e placuta. Cu cat am mai multa incredere in sistem cu atat acest lucru e mai adevarat.
Concentreaza-te pe ceea ce este important. E foarte dificil sa te concentrezi pe ceea ce e important doar cu mintea rationala pentru ca ceea ce ea considera ca e important s-ar putea sa nu fie in concordanta cu ce considera subconstientul ca e important. Ce am descoperit este ca daca ma uit in spate pe ceea ce-am realizat pot sa vad ca acea concentrarea produsa de sistem se simte “in regula”, in regula pentru mine in aceste circumstante.
Procesarea sarcinilor de rutina este mult mai rapida. Viteza mea in care fac sarcini de rutina a crescut exponential. Sarcini de genul: sa raspund la mailuri, sa raspund la commenturi pe blog, sa returnez telefoane, etc.
Procesare eficienta a sarcinilor si proiectelor majore. Sistemul incurajeaza “des si putin” ca abordare a sarcinilor majore. Rezultatul este ca un proiect ca acest test poate fi rezolvat metodic pe o perioada mare de timp. Un rezultat al priniciului “des si putin” e ca ideile si inspiratia apare natural datorita faptului ca sarcina e revazuta pe o perioada mai mare de timp.
Sistemul pe scurt
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
Sistemul e format dintr-o lista lunga, cu tot ceea ce trebuie sa faci, scrisa intr-un caiet (in mod ideal 25-35 de linii pe pagina). Cand te gandesti la sarcini noi, adauga-le la sfarsitul listei. Munca ta prin lista se face pagina cu pagina in felul urmator:
1. Treci rapid prin toate sarcinile de pe pagina fara sa faci nimic.
2. Mergi mai incet prin pagina uitandu-te la fiecare sarcina pana cand una iti sare in fata.
3. Lucreaza la sarcina respectiva cat timp vrei.
4. Taie sarcina din lista si adaug-o la sfarsitul listei daca nu ai terminat-o.
5. Continua sa parcurgi circular aceeasi pagina in acelasi mod. Nu trece la urmatoarea pagina pana nu termini o trecere prin pagina la care sa nu-ti iasa in fata alta sarcina.
6. Treci la urmatoarea pagina si repeta procesul.
7. Daca treci la o noua pagina si nicio sarcina nu-ti sare in ochi din prima trecere, marcheaza toate sarcinile din acea pagina ca fiind revocate (“arhivate”) fara sa le mai adaugi altundeva. (N.B. Asta nu se aplica la ultima pagina unde inca mai scrii sarcini). Foloseste un marker pentru a marca sarcinile ca fiind revocate.
8. Dupa ce ai terminat cu ultima pagina reincepe la prima pagina activa.
Fiecare pas este explicat in detaliu mai jos dar iti sugerez sa utilizezi deja sistemul si sa citesti instructiunile pe mai incolo. Nu uita sa adaugi “Citesc restul instructiunilor” ca sarcina in sistem. Nu ai nevoie de un mare numar de sarcini ca sa incepi, adauga-le cand te gandesti la ele.
Instructiuni complete
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
Cand te gandesti la sarcini noi adauga-le la sfarsitul listei.
Una din caracteristicile sistemului este ca poti sa pui orice sarcina in el. Iti recomand sa adaugi tot ce-ti vine in minte fara sa evaluezi nimic. Sistemul se va ocupa de evaluare.
Trece rapid prin toate sarcinile din pagina fara sa actionezi asupra niciuneia.
O trecere rapida prin pagina ii da timp mintii sa proceseze sarcinile fara presiune.
Vizualizeaza toate obiectivele de pe pagina, incetul cu incetul pana ce unul din ele va iesi in evidenta(e mai important ca celelalte).
Acesta e nucleul sistemului. Nu incerca sa clasifici mental obiectivele – acest lucru strica balanta dintre partea rationala si cea intuitiva a mintii. In schimb incearca sa astepti sa apara un sentiment de usurare, de libertate in legatura cu unul din obiective. E greu de descris, dar usor de recunoscut. Pur si simpul simti ca obiectivul este gata sa fie indeplinit. Daca continui sa citesti obiectivele pana la capatul paginii, vei realiza ca vrei sa mai revezi o data obiectivul cel mai important pentru tine. Odata ce ai acest sentiment in legatura cu unul din obiective toata rezistenta de a indeplini acel obiectiv dispare si obiectivul devine usor de realizat.
Lucreaza la acel obiectiv atata timp cat simti tu ca trebuie sa lucrezi la el.
Nu te forta sa lucrezi la obiectivul respectiv mai mult decat simti tu ca este nevoie sa lucrezi. Acest sistem incurajeaza varianta „mai putin, dar mai des”. Odata ce simti ca ai facut destul, opreste-te.
Taie obiectivul de pe lista si scrie-l din nou la capatul listei daca nu l-ai terminat inca.
De fapt e recomandat sa il rescrii prima data la capatul listei si abia dupa aceea sa il tai din mijlocul listei, pentru simplu motiv de a nu uita sa il adaugi la sfarsit si sa crezi ca e indeplinit. Reintroducerea obiectivelor in lista e parte esentiala a sistemului. Ar trebui sa reintroduci toate obiectivele pe care le-ai terminat, dar care urmeaza sa se repete (ex. email, ziar, exercitii fizice), orice obiective la care inca lucrezi (ex. ciorna unui articol sau raport), tot ce asteapta inca un raspuns (ex. Mi-a raspuns Mihai la e-mail?), si obiective care trebuie extinse, cum ar fi cititul unei carti, reviste sau jurnal. Ai putea avea nevoie sa introduci si pasii pentru realizarea obiectivelor. Am realizat ca aproximativ o jumatate pana la doua treimi din obiectivele pe care le am necesita reintroducerea intr-o forma sau alta in lista.
Continua sa citesti lista in acelasi fel. Nu fa trecerea la pagina urmatoare a listei fara sa fii sigur ca ai revazut lista de pe pagina curenta si nici un obiectiv nu s-a evidentiat.
Tratand fiecare pagina ca o unitate beneficiezi de pe urma “amanarii structurate” ce se bazeaza pe faptul ca amanarea este relativa. In alte cuvinte orice sarcina devine mai usoara cand vine vorba sa alegi intre ea si o alta sarcina mai grea.
Treci pe cealalta pagina si repeta procesul.
O sa realizezi ca treci prin pagina foarte repede, sau ca stai destul de mult sa te decizi. E in regula oricum – doar sa lasi metoda prin care sarcina “iese in evidenta” sa te ghideze.
Daca nici o sarcina de pe o pagina nu iese in evidenta la prima trecere, atunci toate sarcinile importante de pe acea pagina sunt indepartate fara sa fie reintroduse. Subliniaza sarcinile indepartate.
In acest mod sistemul se scapa de toate sarcinile pe care le-ai introdus fara a le evalua, si pe care sistemul le-a filtrat in functie de dorintele tale. Acestea se pot intampla destul de rapid (de exemplu daca ai introdus o lista lunga de carti pe care te gandesti sa le citesti), dar de obicei se intampla destul de incet.
Ia in serios regula de a nu reintroduce aceste sarcini decat daca chiar crezi ca ai nevoie de ele. Nu inseamna ca nu le vei mai reintroduce niciodata, dar ar trebui sa lasi sa treaca ceva timp inainte de a te gandi cu atentie de ce au fost respinse, daca chiar trebuie realizate, daca e timpul sa le rezolvi, daca te distrag de la scopurile principale si orice alti factori. Cand reintroduci o sarcina pe care ai indepartato ar fi bine sa o imparti pe bucati sau sa o reformulezi intr-un fel sau altul.
Daca subliniezi sarcinile indepartate, le vei putea revedea mult mai usor.
Tine minte ca aceasta regula nu se aplica la pagina in care inca scrii sarcini (ultima pagina).
O data ce ai terminat cu ultima pagina, reincepe de la prima pagina care e inca activa.
Marcheaza paginile care nu mai sunt active cu un X in coltul exterior al paginii si incercuieste X-ul cand nu mai sunt pagini active inaintea acelei pagini. Astfel vei gasi foarte usor pagina activa. O sa vezi ca numarul paginilor active variaza considerabil de la un timp la altul. In acest moment am noua, dar variaza de la trei-patru, pana la cincisprezece.
S-ar putea sa devii dependent de acest sistem (cel putin asta mi s-a intamplat mie). Asa ca ar fi o idee buna sa iti setezi ore de lucru stricte. Opreste-te cu totul cand expira timpul si incepe din nou din acelasi loc cand e timpul sa reincepi. Recunosc ca nu reusesc sa respect nici macar eu acest sfat.
Intarzieri
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
S-ar putea sa ai deja ceva intarzieri cu lucrul in momentul cand incepi acest sistem. Daca ai intarziat cu sarcinile atunci iti recomand sa le introduci pe toate in sistem si sa le lasi sa fie filtrate. Daca unele vor fi indepartate, trebuie sa iti pui intrebari serioase daca chiar trebuiau rezolvate in primul rand.
In orice caz cu intarzierile de e-mail si rapoarte exista pericolul sa se adune multe si ar putea sta in calea procesarii de e-mailuri si rapoarte noi. Iti recomand sa le muti in categorii diferite si sa le numesti “intarzieri de e-mail” sau “intarziere de rapoarte”.
De ce functioneaza
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
Sistemul funtioneaza deoarece ofera o platforma care balanseaza partile rationale cat si cele intuitive ale creierului.
Daca incercam sa ne conducem viata doar cu partea rationala a creierului, tindem sa facem planuri care sunt subminate de propriile noastre minti, deoarece mintile noastre nu functioneaza pur rational. Majoritatea am experimentat ocazii in care stim ca puteam sa servim mai bine anumite lucruri dar cu toate acestea inclinatia noastra naturala e sa le indepartam.
Pe de alta parte, daca incercam sa ne conducem viata intuitiv, vom avea o puternica inclinatie spre a aluneca, spre a deveni impulsivi si a actiona irational.
In orice caz aceste doua rationamente sunt in balans si putem sa luam decizii rarionale care sunt in profund acord cu sentimente si emotii adanci pe care le avem. Sistemul de autoconcentrare ofera o platforma care permite acest lucru. Desi vorbesc despre “sistemul” care ia deciziile, ceea ce vreau sa spun e ca sistemul ofera o platforma care ne permite noua sa facem aceste decizii echilibrate foarte lejer.
Recomandari si interdictii
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
Ai incredere in sistem. Pentru ca structura lui te va ajuta sa iei decizii mai bune fara ajutorul nimanui.
Ai bunul simt. Daca apare ceva si trebuie rezolvat imediat, atunci rezolva imediat.
Nu incerca sa editezi dinainte ceea ce pui in sistem. Daca faci asta atunci vei folosi mijloace mai putin eficiente de a aranja prioritatile decat pe cele ale sistemului
Asteapta-te ca lucrurile sa se miste la viteze diferite. Unele lucruri vor merge mai repede, altele mai incet, unele se vor opri o perioada, iar unele vor fi indepartate. Asa trebuie sa mearga.
Nu folosi sistemul pentru lucruri care trebuie facute la anumite ore ale zilei. Spre exemplu, pregatirea meselor, inchiderea magazinului, etc.
Citeste toate sarcinile care se evidentiaza din lista cand revii la lista de la o pauza extinsa. Acest lucru te ajuta sa ai o privire de ansamblu, a lucrurilor ce trebuie facute.
Nu uita sa pui alarme in sistem. E o metoda esentiala de a tine evidenta munci tale.
Include cat mai multe sarcinii creative, de ex. “Gandeste-te la…”,”Investigheaza…”, “Discuta…”, “Repeta…”
Pune data la fiecare sarcina pe care o adaugi in fiecare zi. Desi nu e esential pentru sistem, te ajuta sa iti monitorizezi progresul.
Nu tine lista fara o metoda de a inregistra idei si sarcini care iti apar in minte.
Foloseste ceva metode de a evidentia sarcini care pot fi realizate doar la o anumita data in viitor.(Alarme Outlook, Calendare, etc.)
Foloseste un carnet separat de notite pentru fiecare locatie, ex. Acasa, La lucru.
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
Aceasta este traducerea mot a mot a tehnicii de aici. Este “aglomerată” aș spune și vreau să o îmbunătățesc. Dacă vrei să mă ajuți te rog să-mi lași un comment în care să-mi indici pasajul și sugestiile tale.
Și nu uita, aplică aplică aplică! Pentru mine a funcționat!
{ 0 comments }
